MEDINDO O NÍVEL DE MATURIDADE DOS PROJETOS – 1.3 – Por Otavio Dutra (*)

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Um grande desafio na gerencia de projetos é saber a situação do barco: estamos navegando em aguas azuis? Estamos em meio a tempestades? ou estamos completamente a deriva? Estes questionamentos normalmente são respondidos de forma vaga e imprecisa, deixando para se avaliar o resultado quando se atracar no destino ou quando o naufrágio for inevitável.

Este trabalho apresenta um método simples e rápido para se ter real entendimento dos processos implementados, do uso de software e ferramentas adequadas, de gerenciamento e das necessidades dos projetos, gestão da equipe e satisfação dos clientes.

Metodologia - Fatores Críticos de Sucesso em Projetos

Partindo do pressuposto de que um projeto é considerado sucesso em sua implementação caso atenda a quatro critérios – tempo, custo, eficácia e satisfação do cliente -, Pinto e Slevin (1987) estabelecem o modelo dos dez fatores.

Fator

Comentários

1 – Missão do projeto

Definição clara dos objetivos no inicio do projeto

2 – Suporte gerencial

Autoridade e poder para gerenciar os recursos do projeto

3 – Plano

Estabelecimento das atividades individuais do projeto

4 – Cliente consultor

Comunicação com os clientes do projeto

5 – Pessoal

Alocação (recrutamento, seleção e treinamento) das necessidades de pessoal para o projeto

6 – Tarefas técnicas

Disponibilidade e competência para acompanhar as tarefas técnicas.

7 – Aceite do cliente

Estágio final do projeto e “venda” dos resultados.

8 – Monitoramento

Capacidade de dar feedback em todos os estágios do projeto

9 – Comunicação

Rede de transmissão de informação no âmbito do projeto

10 – Conciliação

Capacidade para superar as inesperadas crises decorrentes do plano de projeto, conciliando as expectativas dos vários interessados.

Enquadramento dos Projetos

A ferramenta que será utilizada para o enquadramento dos projetos é baseada no conceito dos dez fatores críticos apresentados. Apartir desta ferramenta, pode-se ter um diagnostico preciso da situação do projeto e levar o gerente, o quanto antes, a tomar medidas de correção, visando o melhoramento do desempenho do projeto.

Fator 01 – Missão

Este fator se refere aos objetivos do projeto, a seus indicadores de sucesso, os quais o gerente deverá perseguir. A avaliação adequada deste fator dará ao gerente de projetos subsídios para tomada de decisão estratégica em relação aos rumos do projeto.

Fator 1 – Missão

Não Concordo

Neutro

Concordo

1 – As metas dos projetos estão alinhadas às metas do cliente e da empresa?

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2 – As metas são claras para toda equipe?

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3 – Os resultados do projeto trarão benefícios para cliente e para empresa?

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4 – Eu creio nas chances de sucesso do projeto

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5 – Eu asseguro e identifico consequências benéficas para a o cliente e empresa com o sucesso do projeto

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Fator 02 – Apoio da Gerencia de Projetos

Neste item o gerente de projetos e a empresal são colocados como a entidade patrocinadora do projeto diante a equipe do projeto. Esse grupo de fatores dará ao gerente de projetos elementos para que ele possa entender se está atendendo as necessidades gerenciais da equipe ao longo do projeto.

Fator 2 – Gerencia de Projetos

Não Concordo

Neutro

Concordo

1 – O gerente de projetos e a empresa é responsável pelas necessidades adicionais de recursos

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2 – O gerente de projetos e a Empresa se responsabiliza em parte com a equipe de projetos para garantir seu sucesso

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3 – O gerente de projetos delega ao coordenador de projetos autoridade e responsabilidade no projeto

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4 – O gerente de projetos vai ajudar em momentos de crise

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5 – O gerente de projetos tem garantido a necessária autoridade e responsabilidade no projeto

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Fator 03 – Planejamento

Esse é um fator muito relevante no âmbito do gerenciamento de projetos. Ele procura medir o quão estruturado está o projeto, a ponto de ser controlado. São fatores que influenciam as preocupações com o escopo, prazo, custo e risco do projeto para efeitos de seu planejamento.

Fator 3 - Planejamento

Não Concordo

Neutro

Concordo

1 – Nós sabemos que atividades são rotineiras e que atividades são realizadas com prazo especifico, sabemos oque fazer durante emergências de prazo em relação a recursos.

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2 – Existe um plano detalhado para atendimento das atividades diárias e de atividade tipo projeto.

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3 – Existe planjamento dos recursos detalhado para o projeto.

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4 – Pessoas-chaves foram especificadas no projeto.

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5 – Existe plano de contigência, caso o projeto apresente problemas de planejamento, orçamento etc.

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(continua: MEDINDO O NÍVEL DE MATURIDADE DOS PROJETOS – 2/3 – Por Otavio Dutra (*)

(*) Otávio Dutra Leite, Formado em Sistema de Informação pela UFPA (Federal do Pará), possui pós em Gerencia de Projetos de Software (UFPA) e MBA em Gerencia de Projetos pela FGV.

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