ORGANIZAÇÃO E CONTABILIDADE: CONTADAS PELA CONTA CAIXA - Rudilvam de Souza Gomes (*)

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1.        A Conta Caixa fala um pouco de si mesma

Permitam-me apresentar: chamo-me Caixa, mas também sou conhecida por outras denominações, tais como: Bens numerários, Caixa Geral, Caixa Pequeno, Caixa Fundo-Fixo, Numerário em Caixa, Fundos de Caixa, etc., porém, moderna e mais usualmente me denomino simplesmente Caixa.

Na prática e materialmente falando, sou o mesmo que o bolso de qualquer pessoa para a organização empresarial: o empresário pode lançar mão de meus recursos no momento imediato de que necessita, como se tivesse colocando sua mão em seu bolso para efetuar qualquer pagamento, como também para nele colocar qualquer valor recebido em espécie.

Proponho-me a dissertar livremente, porém, com o maior número de informações possíveis sobre um adequado sistema de controle contábil conjugado com rotinas e padrões de controle organizacionais que permitam a manutenção de um mínimo de garantia para a evidenciação das operações empresariais e de seu patrimônio. Desfrute, no que for possível, das informações aqui contidas, que são fruto da experiência e observação do autor, das transformações patrimoniais que promovo nas organizações, quer seja direta ou indiretamente por força dos recursos que por mim são transacionados.

1.1      Posição no Plano de Contas Contábeis

Sou, em regra, a primeira conta a ser criada em qualquer Plano de Contas Contábeis que se preze (rol de contas contábeis e, explicativo das características de funcionamento de cada conta e das operações que nelas devem ser registradas), haja vista, minha possibilidade de realização imediata, característica essa que é exclusivamente minha, pois até mesmo os Depósitos Bancários à Vista, não são tão disponíveis assim, sendo por isso, quase óbvio concluir: eu detenho como composição de meu saldo contábil, os valores em espécie da moeda que represento.

Estes valores, portanto, estão à disposição imediata para utilização pela empresa, podendo fazer frente a vários pagamentos em dinheiro, tais como: Pagamentos de despesas em geral (Condução; Cópias; Taxas; Compras para Refeições, limpeza, etc.; entre outras), como também, nada impede que meu saldo e valores sejam utilizados para pagamentos de fornecedores, impostos, empréstimos, dividendos pagos por caixa, etc. o que, atualmente, não é muito usual, exceto nas circunstâncias em que o Contador (profissional registrado no CFC (Conselho Federal de Contabilidade e seus regionais), com curso superior, responsável pela Contabilidade) cruze os pagamentos bancários utilizando-me como conta controladora, o que significa que todas as operações bancárias são registradas tendo-me primeiramente como contrapartida (Saídas (Cheques, etc) do banco: débito: Caixa, crédito: Banco; Entradas (Depósitos, etc.) no banco: débito: Banco, crédito: Caixa) para então a partir de mim efetuar o registro na contrapartida de fato da operação de pagamento (débito: aquisição de bens ativos, liquidação de passivos, ou aplicação em despesas/custos e, crédito: Caixa) ou recebimento (crédito: liquidação de contas a receber, baixa de outros ativos conversíveis, aumento de passivos, ou realização de Receitas Operacionais (Vendas à Vista, por exemplo)).

Quando essa prática é adotada é conveniente controlar fundos de Caixa Pequeno ou de outras caixas em contas Caixa separadas da conta Caixa que recebe as contrapartidas da conta banco, facilitando assim quaisquer conciliações e verificações posteriores. Quando, por questões da organização que me adota, me denomino Caixa Geral, geralmente existem filhas minhas com denominações variadas da minha, tendo todas elas funções diferentes, a saber: Caixa Da Matriz, Caixa da Filial, Caixa do Escritório Cidade X, Caixa da Obra X, Caixa da Bilheteria 1, Caixa Check-Out 1, Caixa Pequeno, etc.

Nesta situação, eu posso ser a Conta Sintética (conta que agrupa e totaliza várias outras contas e não recebe qualquer registro (lançamento contábil) de operações (fato contábil)).

1.2      Vales e Adiantamentos no Caixa

Muitas vezes, no dia a dia da empresa, pessoas retiram junto ao responsável pela Caixa, valores com o intuito de fazerem gastos/dispêndios ao longo de um dia ou dois, deixando em contrapartida vales para posterior acerto mediante a troca pelos respectivos comprovantes.

Neste caso, estes vales não são contabilizados, permanecendo compondo meu saldo como se fosse dinheiro em espécie, o que pode prejudicar a eventual necessidade de recursos imediatos dentro do mesmo período e, portanto, é necessária uma avaliação e acompanhamento da manutenção dessa prática e sua substituição pelo que comento a seguir.

Há ocasiões em que sendo o período de utilização e prestação de contas mais longo, a pessoa é obrigada a apresentar um recibo de adiantamento (e não vale) para despesas, etc. o qual deverá ser contabilizado e, portanto, deverá ser registrada a efetiva saída de caixa, sendo assim, transferido o controle da pendência para as respectivas áreas de contas a receber e contabilidade, as quais deverão controlá-lo por contas específicas, a primeira em controles paralelos (Sistema de Gestão Integrada ou não) à contabilidade e a segunda, em conta do ativo circulante, no grupo Aplicação de Recursos em Despesas.

1.3      Caixa Recebimentos, Cheques, Cartões e Tíquetes Recebidos no Caixa

Há casos em que também sou utilizada para recebimento direto de clientes (quando posso ser denominada Caixa Recebimentos), podendo ser em espécie ou em cheques, cartões de crédito, tíquetes de refeições e/ou similares; nestes casos é conveniente que todo o movimento de recebimento do período seja integralmente depositado no banco, não o misturando com os demais movimentos tipos: os do Caixa Geral ou do Caixa Pequeno.

Quando, porém, os recebimentos sejam efetuados mediante Cheques pré-datados, cartões de crédito, tíquetes de refeições e/ou similares é recomendável que estes sejam transferidos para as Contas a Receber e controlados paralelamente à Contabilidade, que deverá manter contas contábeis distintas no Ativo Circulante para acompanhamento destes valores;

1.4      Caixa Pequeno ou Caixa Fundo Fixo

Quando sou utilizada na forma de Caixa Pequeno (o mesmo que Caixa Fundo Fixo): caixa para realização de pequenos e diversos pagamentos necessários à manutenção do dia a dia das operações, para o qual é estipulado um valor fixo de saldo a manter; este deve ser controlado por um Boletim em separado ou por um campo em separado do Boletim do Caixa Geral e, registrado em conta contábil específica, o qual deverá ser comprovado e, posteriormente contabilizado, mediante um recibo emitido e assinado (como favorecido) pelo responsável deste caixa, evidenciando sua responsabilidade pelo mesmo.

A utilização do fundo fixo poderá ser reembolsada por um cheque nominal ao responsável por este caixa, à vista dos documentos comprobatórios dos dispêndios, os quais, mediante o esquema de contabilização dos movimentos bancários serão então contabilizados. É conveniente que sejam estipulados um período máximo de reembolso do fundo fixo: uma semana, um mês e, também um valor mínimo, que quando atingido, deverá ser efetuado o reembolso para que o caixa pequeno não sofra prejuízo nas suas funções de atendimento de recursos imediatos e, portanto, evite assim um prejuízo maior para toda a organização pela falta dos recursos que deveria conter.

O reembolso do fundo fixo também deverá ser realizado, independente de atingido o período ou saldo mínimo, no último dia útil de cada mês, para evitar que despesas deixem de ser contabilizadas segundo o período de competência, pela manutenção das mesmas no saldo do fundo fixo de caixa.

1.5      Formulários de controle de Caixa

São vários os tipos e modelos de formulários que me controlam, podendo ser mediante sistema informatizado: Sistemas de Gestão Integrada ou não, planilhas de cálculo (tipo Microsoft Excel) ou, preenchidos manualmente. Em regra, estes formulários denominam-se: Boletim de Caixa, Movimento Financeiro, Espelho de Caixa, Resumo de Caixa, etc., tendo todos, as mesmas funções: registrar, comprovar e controlar as operações de recebimentos e pagamentos realizadas durante um determinado período, que pode ser um dia, uma semana ou, um mês, bem como evidenciar meu saldo existente no período, responsabilizando assim a pessoa que detém os valores em espécie que represento, os quais poderão ser cobrados a qualquer momento, seja pelo Tesoureiro, Diretor Financeiro, Contador, ou até mesmo pela Auditoria, que contarão com as informações contidas naqueles formulários para certificar e comparar os valores apurados numa eventual contagem dos fundos de caixa.

Um bom formulário de controle e evidenciação do movimento e fundos da Caixa, permitirá registrar todas as operações do período, indicando a conta contábil de contrapartida da conta Caixa, o histórico padrão e o histórico complementar do lançamento contábil pertinente, e, é claro, o valor da operação, não deixando para que a Contabilidade tenha de identificar, em ato posterior à ocorrência dos fatos, qual(is) a(s) conta(s) de contrapartida(s) e, nem os devidos históricos, já que é mais fácil para os envolvidos no ato das operações identificarem estas características, desde que devidamente instruídos dentro de um adequado processo de implantação de sistemas (informatizados, integrados ou não), normas, rotinas e controles de funcionamento da instituição.

Além daquelas informações o referido formulário deverá conter quadro demonstrativo da composição do saldo de caixa: dinheiro em espécie de origem (nacional ou estrangeiro), vales e outros valores detalhadamente. Isto pode ser feito para uma pequena, média ou grande organização, indistintamente, e nem por isso irá engessar a organização em burocracia desnecessária, senão que disciplinará desde o nascedouro da operação, um padrão de conduta de todos os envolvidos, reduzindo custos e criando uma consciência de controle e padronização tão necessários à manutenção e segurança do adequado controle patrimonial da empresa.

1.6      Demais controles e procedimentos de Caixa

Seria conveniente que todo comprovante de pagamento seja inutilizado com a expressão PAGO (de preferência com um carimbo datador com o Logotipo da empresa) sobre a qual se apõe o visto do responsável pelo Caixa e a data da operação, evitando assim sua reapresentação, na eventualidade do comprovante, uma vez contabilizado, ser reapresentado para possível reembolso pelo Caixa, qualquer que seja a finalidade e função do Caixa.

Também, para o caso de recebimentos por Caixa, que todos os recebimentos sejam primeiramente processados pela área de contas a receber, no que tange, ao controle prévio, sendo por esta área, quando for o caso, emitido o recibo de recebimento pré-numerado tipograficamente, o qual será processado posteriormente para a devida baixa por este setor, quando do efetivo registro (no controle paralelo de contas a receber e, na contabilidade) da liquidação via Boletim de Caixa.

Esta funcionalidade de controle toma diversos formatos nas organizações, devido aos diversos recursos que atualmente existem disponíveis nos sistemas de gestão integrados (nas empresas que os adotam), porém, todos tendem à observância destas rotinas de controles e devem, sem sombra de dúvida, atentar para a segurança da operação de recebimento, garantindo que a operação culmine, devidamente controlada, com o efetivo depósito bancário na conta da empresa.

Como já disse anteriormente, convém que o Caixa Recebimento seja segregado de qualquer Caixa Pagamentos, isso vale, também, para suas instalações físicas, sendo que em organizações de maior porte, até mesmo devem ficar sob responsabilidade de pessoas diferentes.

Quanto ao Boletim de Caixa: depois de emitido, assinado e datado, pelo próprio responsável pelo Caixa, com todos os comprovantes anexos, na mesma ordem sequencial dos seus registros, deverá ser submetido à apreciação, conferência e aprovação por parte de superior hierárquico na estrutura definida pela organização. Os Reembolsos de Fundo Fixos devem sofrer este mesmo procedimento.

Todas as aprovações de vales e adiantamentos devem estar sujeitas a uma sistemática de solicitação e aprovação prévias, devendo esta última, ser por superior hierárquico do solicitante em sua própria área, ou por um único e determinado gerente, gestor ou diretor na estrutura hierárquica da organização que além de suas demais atribuições atenderá também esta.

O adequado controle dos fundos movimentados por mim, é de tamanha importância para a empresa, tanto quanto o é para uma pessoa, de repente se ver dentro de um vagão e, tendo de pagar a passagem, se ver sem nenhum recurso em seus bolsos.

Autor: RUDILVAM DE SOUZA GOMES: é Contador, auditor independente, auditor Líder da Qualidade, membro da Comissão de Estudos de Auditoria Independente do CRCRS – Gestão 2010 e 2011.

Permitida a publicação, desde que mantidos o nome do autor e seus dados profissionais resumidos.

(*) Rudilvam de Souza Gomes  - Email: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. - www.gruporsg.com.br

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